Para quem também não estava habituado a fazer videoconferências no dia a dia, a necessidade de fazer todo o serviço de TI gerou muito estresse e até mesmo atrapalhou a produtividade, fazendo com que as horas de trabalho fossem multiplicadas. Para você que ingressou ou continuará em home office em 2022 e ainda tem dificuldade em se adequar às reuniões online gastando muito do seu precioso tempo nelas, o Showmetech separou as 10 melhores dicas para videochamadas em home office que prometem trazer mais praticidade no seu cotidiano.
Encontre o aplicativo ideal
O primeiro passo é encontrar o aplicativo ideal conforme o seu objetivo. Atualmente, a maioria dos aplicativos de mensagens possuem a opção de videochamadas disponíveis para smartphones e computadores, até mesmo alguns que não necessitam de download e podem ser acessados pelo navegador. Há também aplicativos criados especialmente para reuniões virtuais que facilitam as chamadas em grupo. Confira abaixo uma seleção dos melhores aplicativos e suas principais funções:
Google Meet
O Google Meet já foi um aplicativo apenas para pagantes, mas foi liberado para uso gratuito com até 100 usuários por chamada e duração limite de 60 minutos para reuniões em grupo e de até 24h para reuniões entre dois usuários. Entre as suas principais funções estão: compartilhamento de tela, filtro de ruídos, legendas e transcrições traduzidas. Seu uso é muito intuitivo, e para acessar basta ter uma conta Google, e o código ou link da reunião que você deseja se juntar.
Microsoft Teams
Ideal para empresas, a versão gratuita do Teams, como é conhecido, conta com videochamadas para até 100 participantes por 60 minutos e 5 GB de armazenamento na nuvem. Há vários planos empresariais pagos que podem oferecer até 300 participantes por reunião, palestra para 10 mil pessoas, 1T de armazenamento, e-mail empresarial e aplicativos office inclusos.
Skype
Um dos pioneiros quando se fala em videochamadas, o Skype também oferece ótimos recursos em sua versão gratuita. Entre eles, reunião para até 100 participantes e um limite de 100 horas mensais. É possível gravar as chamadas e ter acesso à legenda com tradução em tempo real. Não é preciso ter conta no Skype para acessar uma reunião através do link. Uma função interessante é a opção de realizar ligações para celulares e telefones fixos de qualquer parte do mundo comprando créditos no aplicativo.
Conexão com a internet via cabo
Primeiro de tudo, você pode verificar sua conexão com a internet pelo Showmetech e se assegurar que está recebendo o acordado com a sua operadora banda larga. Também é possível testar a qualidade de vídeo e áudio em alguns aplicativos como o Zoom e o Skype. Dê preferencia ao uso de internet via cabo ao invés da rede Wi-Fi caso esteja utilizando computador ou notebook, o que possibilita uma conexão mais estável. Alguns notebooks não contam mais com a porta Ethernet, mas é possível investir em um adaptador USB caso o home office seja uma posição definitiva. Caso esteja utilizando tablet ou smartphone e a conexão sem fio seja a única alternativa, tente se posicionar perto do roteador para impedir a interferência das paredes e de outros equipamentos eletrônicos. Além de diminuir a distância percorrida pelo sinal, isso diminuirá as chances de quedas na conexão.
Desconecte aplicativos conectados à banda larga
Cenário para videochamada
Um outra dica é separar um ambiente especialmente para o momento da sua videochamada. Ter uma mesa disponível, por exemplo, facilitará as atividades. Além disso, evite locais barulhentos e com movimentação de pessoas, feche portas e janelas se for preciso, e coloque os eletrônicos em modo silencioso ou modo avião. Isso também ajudará na sua concentração e na dos demais presentes na reunião. A iluminação é outro ponto importante. Dê prioridade à luz natural, coloque sua mesa de frente para a janela, assim o seu rosto será bem iluminado, e caso seja necessário o uso de luz artificial, utilize uma luminária de mesa, por exemplo, e procure posiciona-la em direção ao seu rosto. Ficar de costas para uma fonte de luz poderá prejudicar a captação da imagem e gerar sombras, tornando sua imagem escura e o fundo muito iluminado. Mantenha o ambiente limpo e organizado. Dê preferência à cores neutras e retire objetos desnecessários da sua bancada de trabalho. Isso evitará distrações e irá passar uma imagem mais profissional. Alguns aplicativos como o Google Meet e o Zoom permitem substituir o fundo da videochamada por uma imagem ou um vídeo. Mas tenha cuidado, essas opções podem não passar uma imagem adequada no trabalho.
Posicionamento da câmera
A sua câmera deverá estar ao nível dos olhos, e você deverá se posicionar a uma certa distância da câmera para ficar visível apenas dos ombros para cima. É muito importante que você possa olhar diretamente para as pessoas na sua chamada e verificar suas expressões faciais, o que simula uma conversa mais pessoal e mantém o ambiente mais agradável. Evite utilizar o notebook no colo para que a sua movimentação não fique limitada. Caso esteja utilizando o tablet ou smartphone é imprescindível o uso de um suporte, ou tripé, o que impossibilitará que a imagem fique tremida e seu braços cansados. Mantenha o aparelho sempre na horizontal para ampliar a imagem. Na vertical, a imagem ficará reduzida e com faixas pretas nas laterais, causando um contraste indesejado.
Webcam e microfone
Notebooks, tablets e celulares já contam com câmera, microfones e alto-falantes embutidos. No entanto, os dois últimos podem não ser suficientes para a sua videochamada. E do que adianta participar de uma reunião se você não conseguir ouvir ou ser compreendido? É possível aumentar a qualidade do áudio e evitar a captação de ruídos indesejados utilizando um fone de ouvido Bluetooth ou até mesmo um headset que você já possui em casa e que são facilmente conectáveis ao seu dispositivo. Caso você utilize um desktop, investir em uma webcam e um microfone é essencial. Você pode utilizar fones de ouvido com microfone embutido, como citados acima, ou adquirir periféricos separados, que, geralmente, entregam maior qualidade de áudio. Lembre-se também de desligar o microfone sempre que você não estiver utilizando-o. Em relação à imagem, você pode fazer algumas adaptações, como: utilizar sua GoPro no macOS ou até mesmo no Windows. Ainda é possível utilizar uma câmera semiprofissional ou o próprio celular em uma medida extrema. Mas se deseja investir em uma webcam, o Showmetech possui uma lista com as melhores para quem trabalha em home office.
Conduta profissional
Não se esqueça que mesmo trabalhando de casa, ao entrar em uma videochamada você se encontra em um ambiente profissional. Mantenha uma postura adequada, não se apoie sobre a mesa, evite andar pela casa, não faça chamadas deitado e não interrompa a fala do seu colega. Se houver necessidade de se pronunciar durante uma fala de terceiros, o ideal é utilizar o chat do próprio aplicativo. Lembre-se sempre do que seria aceito em uma reunião presencial, e claro, não se esqueça da vestimenta adequada, roupas de cores neutras e sem estampas são ideais, mesmo que apenas na parte de cima.
Apresentação durante a videochamada
A primeira dica para se ter uma apresentação proveitosa é conferir todos os arquivos e deixá-los abertos antes da reunião começar. Afinal, você não quer ser surpreendido ao abrir a versão antiga de um slide já editado ou não conseguir achar o link do vídeo. Ative o modo Não Perturbe no seu dispositivo, o que evitará que notificações tirem sua concentração. Compartilhe apenas a janela apresentada a cada momento, assim você poderá navegar entre as abas sem que os outros vejam e até checar informações durante a conferência sem que as pessoas percebam. Mas não se esqueça de manter os olhos na tela.
Tenha tudo em mãos
Prepare-se para sua reunião como faria presencialmente, o ideal é que você não precise se ausentar da videochamada por nenhum motivo. Então, separe uns 10 minutos antes do encontro começar para: organizar todos os textos necessários, colocar na sua mesa agenda e caneta para se precisar realizar anotações, abrir o bloco de notas do seu dispositivo para salvar informações e deixar uma garrafa de água próximo a você.
Tenha um plano B, mesmo seguindo as outras dicas para videochamadas
Lembre-se que por mais preparado que você esteja, alguns detalhes ainda podem sair do controle, então sempre tenha um plano B em mente. Algumas reuniões podem durar mais que o esperado, por isso, mantenha seu carregador a postos ou até mesmo um carregador portátil para não precisar se desconectar. Além disso, envie o link da reunião para um dispositivo reserva, geralmente um tablet ou celular, para reconectar rapidamente caso ocorra algum erro de vídeo, som ou conexão no seu aparelho principal.
Veja também:
Gostou da lista com as melhores dicas para videochamadas? Confira um post preparado pelo Showmetech com 14 aplicativos de home office para alavancar a produtividade. Fonte: PCMag.
