Mas não é só no trabalho que podemos aumentar a nossa produtividade, é possível empregar organização, agilidade e prioridades em todos os momentos do seu dia a dia. Pensando nisso, selecionamos os 20 aplicativos de produtividade para facilitar sua rotina mais relevantes que podem ser úteis tanto em casa quanto no trabalho.
Google Docs
O Google Docs é um editor de texto que funciona online e salva automaticamente todas as edições a medida que elas ocorrem, eliminando assim a preocupação em salvar os arquivos. Outro ponto importante é que com o Docs é possível colaborar em tempo real na produção de um documento com vários membros de uma equipe, ou seja, nada de ficar enviando por e-mail os arquivos a cada edição, minimizando o risco de falhas na comunicação. É possível compartilhar os documentos convidando pessoas através da sua conta Google, enviando um e-mail de notificação ou compartilhando o link do arquivo. Ao compartilhar o acesso colaborativo, você pode definir os recursos de edição que a pessoa poderá utilizar com três categorias: leitor, comentarista ou editor. Um usuário que recebeu acesso sem a possibilidade de edição, pode solicitar permissão posteriormente. Os comentários podem destacar partes específicas do texto, e até mesmo marcar um determinado usuário que será notificado via e-mail para a visualização do comentário. O Google Docs é totalmente gratuito. O Google Docs está disponível para Android e iOS.
IFTTT (If This Then That)
O If This Then That (IFTTT) — se isso, então aquilo, em português — é um dos melhores apps de produtividade porque ele pode ser usado para fazer outros aplicativos trabalharem de forma autônoma. Com os “Applets” pré-construídos do app (ou os criados pelos usuários), se algo acontecer em um determinado aplicativo, então uma ação específica será aplicada em outro. Por exemplo, sempre que alguém te marcar em uma foto no Instagram, ela será salva no Google Drive. Essas automações podem ser utilizadas para ações simples, como agendar postagens nas redes sociais ou receber lembretes do clima da sua cidade ou para ações complexas como a manutenção de casas inteligentes. Dessa forma, é possível economizar tempo automatizando tarefas repetitivas. A versão gratuita do IFTTT permite até 5 Applets, a versão PRO (R$ 24 por mês) permite até 20 Applets e na versão PRO+ (R$ 48 por mês) os Applets são ilimitados. O IFTTT está disponível para Android e iOS.
Calendly
O Calendly é um app focado no agendamento de reuniões. Uma opção para quem está cansado das dezenas de e-mails trocados para agendar compromissos todos os dias. Ao acessar o aplicativo, você deverá informar quais os horários que você tem disponível, a duração das reuniões que deseja fazer e até mesmo o local das reuniões — seja elas online ou não. Quando uma pessoa precisar realizar um agendamento com você, basta fornecer o seu link do Calendly e ela poderá escolher o melhor horário entre os disponíveis na sua agenda. Assim que for agendada uma reunião, o aplicativo atualizará automaticamente sua agenda, sendo possível até mesmo impedir agendamentos de última hora. E não se preocupe, o Calendly é integrado com outros aplicativos de agenda ou calendário, como, por exemplo, o Google Agenda, que também faz parte da nossa lista, para você sempre estar a par dos seus compromissos. O plano Básico é gratuito e permite conexão com uma agenda, o Essentials ($10 por mês) permite duas, o Professional ($15 por mês) permite seis e o plano Equipes ($20 por mês) facilita a atribuição de reuniões a diferentes membros de uma equipe. O Calendly está disponível para Android e iOS.
Trello
O Trello é uma plataforma de produtividade que pode ser usada tanto em desktop quanto em dispositivos portáteis, ou os dois sincronizados. É uma das ferramentas mais usadas para trabalhar em times porque é possível criar fluxos de trabalho visíveis a todos da equipe. A ferramenta também pode ser usada para projetos e organizações pessoais, como lista de compras ou tarefas do dia. O Trello oferece uma perspectiva de todos os seus projetos, no trabalho e em casa. Com ele, é possível criar quadros para organizar qualquer coisa na qual você esteja trabalhando, adicionar checklists de “Coisas a fazer” em cartões, atribuir tarefas para si mesmo e para colegas, carregar fotos e vídeos, anexar arquivos, entre outras funções. O Trello é gratuito, mas existem as opções Standart (US$ 5, por usuário mensal), Premium (US$ 10, por usuário mensal), e Enterprise (US$ 17,50, por usuário mensal para o mínimo de 25 usuários), para quem precisa gerenciar muitas equipes de trabalho ao mesmo tempo e requer recursos ilimitados. O Trello está disponível para Android e iOS.
Asana
Asana é outra ferramenta para organizar e monitorar fluxos de trabalho individuais ou em equipes. A plataforma ajuda as equipes a levarem o trabalho adiante do começo ao fim com a criação de quadros, controle de prazos e monitoramento dos fluxos de trabalho. Com ela, o usuário pode organizar suas listas, acessar favoritos, adicionar tarefas ou projetos, esquematizar o seu trabalho em um layout de lista ou de quadro e marcar rapidamente suas tarefas como concluídas apenas deslizando para o lado para avisar toda a equipe. Cada tarefa ou projeto adicionado ao Asana recebe um nível de prioridade e fica sob a responsabilidade de uma equipe ou de um integrante específico. A plataforma possui um plano Basic, que é uma versão gratuita para equipes de até 15 pessoas e dois planos pagos: o Premium (R$ 70, por usuário mensal) que permite convidados ilimitados, cronograma e projetos privados; e o plano Business (R$ 160, por usuário mensal) feito para empresas que necessitam gerenciar múltiplas equipes, criar metas e realizar a aprovação de projetos. Asana está disponível para Android e iOS.
Slack
Slack é um workspace, uma plataforma para grupos de trabalho, que combina a comunicação e a colaboração no mesmo espaço. Funciona como um app para PC ou smartphone, com opção gratuita e três opções para planos pagos: o Pro (R$ 4, por usuário mensal) que armazena todo o histórico de conversação, o Business+ (R$ 7,50, por usuário mensal) com assistência a qualquer hora, e o Enterprise Grid que possui suporte para até 500 mil usuários. A comunicação no Slack ocorre em canais organizados por projetos, assuntos, equipes ou o que fizer mais sentido para o usuário. Se precisar buscar um contato, uma mensagem ou arquivo, é só buscar na lupa. A ferramenta permite a integração com outros aplicativos como o Google Drive, o Salesforce, o Dropbox, o Asana, o Twitter, o Zendesk, entre outros. Com o app em sua versão gratuita também é possível gerar relatórios e iniciar chamadas de voz e vídeo individuais entre usuários. O Slack está disponível para Android e iOS.
Google Agenda
Com o Google Agenda, também conhecido como Google Calendar, é possível visualizar todos os compromissos importantes do Gmail, como reuniões, voos, hotéis, shows e reservas de restaurantes. Também é possível criar lembretes de aniversários de todos os seus contatos, hábitos diários, semanais ou mensais, além de eventos ou tarefas importantes e compartilhar com os seus contatos. Cada tarefa, compromisso ou evento pode ser personalizado com uma cor e os lembretes podem ser configurados para horários ou dias específicos. O usuário também pode escolher entre a visualização mensal, semanal ou diária. O aplicativo também é compatível com todas as outras agendas do seu celular e é completamente gratuito. O Google Agenda está disponível para Android e iOS.
Todoist
Planejar projetos e metas com base em um passo a passo, seções de projeto ou subtarefas é possível com o Todoist. E também, destacar o que é importante com níveis de prioridade codificados por cores. A plataforma possui uma versão para desktop e para smartphones, extensão para navegadores e plugins de email de forma gratuita que permite 5 projetos ativos e 5 colaboradores por projeto. A versão Pro ($4, por usuário mensal) permite 300 projetos ativos e 25 colaboradores por projeto e a versão Business ($6, por usuário mensal) permite 500 projetos ativos e 50 pessoas por projeto. O Todoist está disponível para Android e iOS.
Evernote
O Evernote é um dos aplicativos mais famosos para tomar notas. Ao invés de carregar uma caderneta, é possível organizar ideias, citações, telefones, endereços ou qualquer informação necessária, além de salvar documentos, PDFs, imagens, desenhos, links, gravar áudios e capturas da web. Coloque notas digitadas ou digitalize notas escritas à mão, e crie também listas de tarefas. Além disso, seu mecanismo de pesquisa é poderoso e consegue encontrar até texto em imagens e manuscritos, graças à análise de caligrafia. O Evernote sincroniza os dados entre todos os dispositivos para que as informações sempre estejam disponíveis com o usuário. O aplicativo possui uma versão gratuita, com 60 MB de uploads mensais e até dois dispositivos sincronizados, e duas opções premium: a Personal (R$ 25,90 por mês) que permite até 10 GB de uploads e dispositivos ilimitados e a Professional (R$ 32,90 por mês) com 20 GB de uploads mensais. Além das opções individuais, é possível aderir ao Evernote Teams (R$24, por usuário mensal), para um mínimo de dois usuários, e permitir o trabalho colaborativo entre membros de uma mesma equipe. O Evernote está disponível para Android e iOS.
Skype
O Skype é uma das ferramentas de comunicação mais usadas do mundo. Com ele é possível fazer uma vídeo-chamadas com a sua equipe, agilizando a correria do dia a dia, eliminando a necessidade da presença física das pessoas. Além das vídeo-chamadas, ele permite ligações entre usuários ou para números externos, chat e envio de arquivos. Ele pode ser instalado no desktop ou no celular. Ele é gratuito, mas para realizar ligações para números externos é preciso acrescentar créditos. O Skype está disponível para Android e iOS.
Google Drive
O Google Drive facilita o acesso, upload ou download dos seus arquivos em qualquer lugar. Guarde fotos, histórias, projetos, desenhos, gravações, vídeos, entre outras coisas na nuvem com 15 GB de armazenamento gratuito utilizando uma Conta do Google. Também é possível criar documentos, planilhas ou formulários que ficarão armazenados online automaticamente — ou até mesmo em modo offline, para quem não quer depender da internet. A ferramenta também permite o compartilhamento de acesso aos arquivos sem a necessidade de anexá-los a um e-mail. Basta convidar um contato ou enviar o link do arquivo e a outra pessoa poderá fazer o download, visualizar ou editar o arquivo de forma colaborativa. Caso o armazenamento gratuito seja pouco para você, é possível assinar um dos planos do Google One: o Básico (R$ 6,99 por mês) com 100 GB, o Padrão (R$ 9,99 por mês) com 200 GB ou o Premium (R$ 34,99 por mês) com 2 TB que serão compartilhados entre os apps do Google. O Google Drive está disponível para Android e iOS.
Toggl Track
O Toggl Track é um rastreador de tempo com uma interface simples e intuitiva que funciona gratuitamente para uso individual ou equipes de até cinco pessoas. Você pode monitorar tarefas em seu smartphone ou desktop com sincronização de dados entre as duas plataformas, registrando facilmente as horas gastas em projetos ou tarefas e até mesmo o tempo ocioso de forma automática ou manual. O app de produtividade é eficaz até mesmo para quem precisa de um cronômetro Pomodoro ou deseja adicionar lembretes para tarefas. Para uso profissional, o app pode ser facilmente utilizado para criar relatórios ou dados para auditoria que podem ser importados em PDF ou CSV. Para equipes acima de 5 pessoas, é possível contratar um dos planos ofertados que contam com adicional de funções: Starter ($ 9, por usuário mensal), Premium ($ 18, por usuário mensal) ou Enterprise com valores variáveis para cada empresa conforme orçamento que pode ser requisitado no site. O Toggl Track está disponível para Android e iOS.
Forest
O Forest é um app de produtividade para quem quer evitar distrações. Se você não consegue deixar o celular de lado para cumprir as suas tarefas, com ele, é possível determinar um limite de tempo no qual o seu smartphone ficará inacessível. O app incentiva o usuário a cumprir sua meta de tempo mostrando uma pequena árvore na tela, que crescerá se o meta for batida e morrerá se for quebrada. Além disso, é possível construir sua própria floresta no app e até mesmo ajudar a plantar árvores reais. O Forest está disponível para Android e iOS.
Se você é aquela pessoa que quer ler ou assistir todos os artigos, matérias e vídeos interessantes que aparecem durante o horário de estudo ou trabalho, o Pocket é um app de produtividade e ociosidade que você precisa ter. Ele funciona como um aplicativo de favoritos onde você pode salvar todo conteúdo online que você deseja, como links, fotos e até vídeos para acessar offline facilmente depois, ou seja, você consegue evitar a distração, mas armazenando todos os conteúdos interessantes para os momentos de lazer. O Pocket é um aplicativo da Fiferox, mas pode ser utilizado na maioria dos navegadores, como o Google Chrome ou Opera e também em outros aplicativos como o Twitter e o Flipboard, por exemplo. É possível utiliza-lo no PC, no smartphone e nos navegadores que desejar e manter todo o conteúdo sincronizado. Essas funções estão disponíveis na versão gratuita do app, mas a versão premium (R$ 11 por mês) permite uma biblioteca permanente e pesquisa de texto completo. O Pocket está disponível para Android e iOS.
Microsoft Apps
A Microsoft dispensa apresentações. É impossível não saber que ela possui diversos apps para smartphones (versões do Pacote Office para PC) que podem ajudar na produtividade, seja nos estudos ou no trabalho. Mas é possível ter acesso aos principais programas do Office instalando o pacote Microsoft Apps. Ele inclui o Word, o Excel e o PowerPoint em um mesmo aplicativo . Dessa forma, será possível criar documentos, planilhas e apresentações sem a necessidade de baixar inúmeros apps. O pacote office da Microsoft está disponível para Android e iOS.
12min
O aplicativo 12min é ideal para o ócio produtivo. Dependendo da sua rotina, às vezes conseguir ler um livro é um privilégio de tempo. Então, pensando nisso, os desenvolvedores do app montaram uma equipe especialmente para ler, analisar e sintetizar livros de não-ficção em um áudio de 12 minutos (ou texto). A ideia é ajudar pessoas ocupadas a aprenderem uma coisa nova em apenas 12 minutos e auxiliar na escolha do próximo livro que elas lerão. Atualmente, o app de produtividade pessoal conta com mais de 2500 obras em português, inglês e espanhol no catálogo e mais de 1 milhão de usuários no mundo. Os não-assinantes podem escutar uma resenha gratuita por dia. Já os assinantes têm acesso ilimitado e podem fazer download para escutar quando quiser. Existem duas opções de plano, o individual anual (R$ 299,99, com período de teste de 3 dias) e o plano para empresas, a partir de 10 usuários. O aplicativo 12min está disponível para Android e iOS.
Bitrix24
O Bitrix24 funciona como uma intranet social, um ambiente de trabalho que permite unificar ainda mais a sua empresa. O serviço é conhecido por aprimorar ainda mais a troca de informações e comunicações internas, além de trazer um conjunto completo de ferramentas para melhorar a organização e produtividade dos colaboradores. Com uma interface intuitiva e de fácil uso, o programa incorpora chat em grupo, calendários, grupos de trabalho, gerenciamento de projetos e documentos, e-mails, recursos humanos e outras ferramentas de colaboração à sua disposição. O Bitrix24 requer uma assinatura, mas, possa ser que você esteja disposto a pagar por ela. O Bitrix24 está disponível para Android e iOS.
RescueTime
O RescueTime é uma ferramenta de análise que busca quais são os sites e apps que mais consomem o seu tempo. Com ele, você pode entender quais atividades demandam mais do seu tempo, permitindo que você tenha um maior controle. Disponível também de maneira gratuita, o app funciona tanto em dispositivos Windows quanto no macOS. O RescueTime está disponível para Android e iOS.
Notion
O Notion é um app destinado a melhorar a organização de tarefas e atividades, sendo muito semelhante ao Trello, que já falamos mais acima. A solução é ideal para uso pessoal e também no gerenciamento de equipes, já que permite criar notas e arquivos colaborativos. Um destaque do Notion é que ele consegue ir além da simples criação de listas do que fazer. Nele, também é possível customizar a interface, criar calendários, dentre outras inúmeras funções. Atualmente, é possível contratar o plano Personal Pro por US$ 5 mensais ou o plano Team por US$ 10 por mês. O aplicativo está disponível para Android e iOS, além de possuir uma versão para Web e para os sistemas macOS e Windows. O Notion está disponível para Android e iOS.
Abbyy FineReader
O Abbyy FineReader é um dos melhores programas de digitalização disponíveis atualmente. Ele possui um conjunto de recursos muito variado para digitalizar seus documentos, por isso é uma boa opção para pequenas empresas ou usuários que não querem investir muito em um software especializado. O maior destaque do Abby FineReader fica por conta de seu suporte para 192 idiomas completos. O programa conta com planos pagos para uso profissional ou doméstico que vão de US$ 69 a US$ 165. Há também uma versão gratuita para quem quiser testar o programa antes de realizar a compra. O Abbyy FineReader está disponível para Android e iOS. Veja também: Conheça 14 aplicativos de home office que prometem alavancar a sua produtividade. Fontes: PCMag, Hive, Tom’s Guide.
